4857 Sayılı İş Kanunu ile ilgili yapılan düzenlemeler ile özlük dosyası düzenlenmesi zorunludur. İşçi ile işveren arasında hukuksal yapının başladığı işe giriş ile işten çıkışa kadar tüm işlemlerin özlük dosyasında muhafazası, denetimlerde ve ihtilaflı hallerde ispat için büyük öneme sahiptir. İşçi özlük dosyasını düzenlemeyen işveren veya vekiline idari para cezaları verilmektedir. 

İş Kanunu'nun İşçi Özlük Dosyası İle İlgili 75. Maddesi Aşağıdaki Gibidir. 
Madde 75. - İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.

İşçi özlük dosyalarının şekli konusunda yasada açıkça bir düzenleme yapılmamış, genel ifadelere yer verilmiştir. Ancak yasal hükümler ve personel departmanı işlemleri göz önünde bulundurulduğunda söz konusu dosyalarda aşağıda belirtilen asgari belge ve kayıtların bulunması uygun olacaktır. Firmanızın yapısına göre ilave belgelerin de özlük dosyasında bulundurulabilir.

İşe Başvuru Formu
Hizmet Sözleşmesi
Nüfus Cüzdanı Sureti
Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi
Sigortalı İşten Ayrılış Bildirgesi 
Aile Durum Bildirimi Formu
İkametgâh İlmühaberi
Vesikalık Fotoğraf
Öğrenim Bilgilerine Dair Diploma Fotokopi
Adli sicil kaydı
Sağlık Raporu
Kan Grubunu Gösterir Belge
Askerlik Durumunu Gösterir Belgeler
Ödenen ücretlere ait hesap pusulalarının bir sureti,
Ücretsiz İzinler ve Yıllık Ücretli İzin İle İlgili Dilekçe veya Formlar
Yıllık Ücretli İzin Cetveli
Fazla Çalışma Onay Belgeleri
İş Kazalarında Yapılması Gereken İdari İşlemler ve İş Kazası Bildirimi 
İş Kazası Tutanağı
İşe İzinsiz Gelmeme / İş Geç Gelme Tutanağı ve İhtarı
İstirahat Raporları Örnekleri
İstifa Dilekçesi
İbraname
İşe Gelmeyen İşçinin En Son Adresine Gönderilecek Noter Tebligatı İhtarname
Daha evvel İşten Çıkarılan İşçinin Tekrar İşe Alınma Daveti
Demirbaş Malzeme Teslim Belgesi
Çalıştığı Birim ve Görevlendirmeler İle İlgili Belgeler
İş güvenliğine dair eğitim, güvenlik uyarı talimatları
İşten Çıkışa Dair Düzenlenen Tutanaklar